Cómo usar códigos QR en una cafetería

Los tres códigos que merecen la pena

Una cafetería necesita dos códigos el primer día y un tercero si tienes una página de fidelidad o de repetir pedido. El código del menú es para la cola y el escaparate. El del wifi para clientes es para quienes se sientan. La fidelidad — o un enlace sencillo para repetir pedido — vive en el vaso, que se va con el cliente. Un código de reseña de Google es opcional y va en la funda o el tique, nunca en la puerta.

Es un conjunto más reducido que el de un restaurante completo, y debe seguir siéndolo. Un mostrador ya lleva la caja, la vitrina de bollería, el bote de las propinas y un bosque de pegatinas. Los códigos de más compiten entre sí y con la bebida. Si un cliente no distingue qué cuadrado escanear antes de que el barista llame su nombre, no se escaneará ninguno.

Imprime los tres con los mismos colores y el mismo estilo de puntos para que parezcan parte del local, no tres aplicaciones distintas. La etiqueta bajo cada código hace el trabajo que el patrón no puede: escribe Menú, Wifi para clientes o Tarjeta de sellos con letras lo bastante grandes para leerlas desde la cola.

• Menú — tarjeta de mostrador, escaparate, el lateral de la vitrina de bollería, bolsa para llevar.
• Wifi para clientes — la misma tarjeta de mostrador, un pequeño expositor en cada mesa, el envoltorio de la caja.
• Fidelidad o repetir pedido — funda del vaso o pared del vaso; Instagram si no tienes tarjeta.
• Reseña de Google — funda, tique o bolsa. Nunca en la entrada.

Apunta el código del menú a un enlace que controles

Un código QR estático graba el destino en el cuadrado impreso. No puedes editarlo después, que es precisamente la idea — no hay suscripción ni nada que caduque — y también es la trampa. Codifica una dirección tuya, normalmente tudominio.com/menu, y cambia la página que hay detrás cuando cambien los especiales. Codifica una vista previa de Google Drive, un enlace de Dropbox o el Canva de esta semana y reimprimirás todos los vasos y todas las tarjetas de mostrador la próxima vez que esa URL muera.

La regla del nombre de archivo es la que las cafeterías rompen de verdad. Si el menú es un PDF en tudominio.com/menu.pdf, subir un PDF nuevo encima con ese mismo nombre deja funcionando todos los cuadrados impresos. Cámbiale el nombre a menu-agosto.pdf y la tarjeta de mostrador, el vinilo de escaparate y la tirada de fundas de la semana pasada mueren de golpe. Las bebidas de temporada, los precios de la leche de avena y los dulces agotados son cambios de contenido. No son códigos nuevos.

Una cafetería actualiza más rápido que un restaurante. Eso es un argumento a favor de una página web que editas en cinco minutos, no de un código QR nuevo cada viernes. El código es la dirección. La página es el menú.

Dónde va cada código

La colocación depende de la distancia de escaneo, no del espacio vacío en la pared. Un cliente en el mostrador sostiene el teléfono a 25–30 cm de una tarjeta de pie. Alguien en la acera está a 1,5–2 m del escaparate. Un vaso en la mano está aún más cerca, pero la superficie es curva, así que el área impresa tiene que ser más plana y un poco más grande que el mismo código en una tarjeta.

Pon juntos en una sola tarjeta de mostrador los códigos del menú y del wifi, bien etiquetados. Pon la fidelidad en el vaso, donde sobrevive a la visita. Mantén el código de reseña fuera de la puerta: en la puerta la bebida todavía no ha ocurrido.

Tamaño de impresión, zona silenciosa y durabilidad

Toma 2,5 cm como mínimo para todo lo que el cliente sostenga en la mano, y 3 cm para todo lo que vaya en un vaso. Por debajo de unos 2 cm las cámaras de teléfonos antiguos empiezan a fallar, y la iluminación de una cafetería — lámparas colgantes, el brillo de la ventana, una mesa en un rincón oscuro — lo empeora. No hay ninguna penalización de escaneo por que un código sea demasiado grande.

Todos los códigos necesitan una zona silenciosa de cuatro módulos de espacio libre en los cuatro lados. En un código de 3 cm eso son unos 4–5 mm de margen vacío. Las fundas y las impresiones en vaso son donde esto se recorta: un logo envolvente o el nombre de un sabor que se mete en el cuadrado escaneará en el estudio y fallará en la cola. Deja el margen en blanco.

Los vasos son una superficie distinta de las tarjetas. Un vaso de papel se curva, así que un código impreso alrededor de la pared deforma los módulos. Imprime en la funda si puedes, en un parche plano, o en la cara menos curva y un poco más grande. No imprimas un código de 2,5 cm en una pared fina y esperes que se comporte como una tarjeta de mostrador.

Plastifica las tarjetas de mostrador en mate, no en brillo. El brillo devuelve la luz de las lámparas colgantes hacia la cámara. La cartulina sin recubrimiento absorbe el espresso y la esquina manchada pierde datos. La corrección de errores Q (unos 25 % de recuperación) o H (alrededor del 30 %) te da tolerancia al desgaste y a un logo central; si hay logo, Q o H no es opcional. Envía SVG a la imprenta en lugar de PNG siempre que lo acepten — el vector se mantiene nítido en el vinilo de escaparate, donde un PNG ampliado se convierte en bordes grises suaves.

Wifi para clientes, bien hecho

Un código QR de wifi guarda el nombre de la red y la contraseña como texto plano dentro del patrón. Cualquiera con una aplicación de descodificación puede leerla. Imprímelo solo para una red de invitados aislada de la caja, la oficina y los dispositivos del personal. Salvo esa advertencia, es el código de más valor en una cafetería: los clientes se conectan sin preguntar y los baristas dejan de recitar una contraseña cuarenta veces por turno.

Rotar la contraseña de invitados implica reimprimir el código. La mayoría de los locales elige una contraseña de invitados estable, la cambia un par de veces al año e imprime una tanda nueva de tarjetas de mostrador al mismo tiempo. La explicación más larga de hostelería — SSIDs ocultos, portales cautivos, WPA2 frente a WPA3 — está en la guía de wifi para clientes de cafeterías y hoteles. Úsala cuando lo difícil sea configurar la red; esta página trata de dónde va el cuadrado junto al menú.

Fidelidad sin una app

El vaso es la única superficie que se va con el cliente, y por eso la fidelidad va ahí y no en el mostrador. Apunta el código a una página que controles: una página sencilla de tarjeta de sellos, un enlace para repetir pedido o un formulario de registro que no exija instalar una app antes de que el café se enfríe. Un desvío por la tienda de apps en la puerta de una recogida de 90 segundos es así como esos códigos se quedan sin escanear.

Si no tienes fidelidad, el mismo cuadrado puede abrir tu Instagram o una página de link-in-bio. Un solo destino. Una funda es demasiado pequeña para una fila de iconos sociales. Instagram es la elección habitual de una cafetería porque la visita es visual; un segundo código para una segunda red casi nunca merece la tinta.

Se aplica la misma regla de la dirección. Si el programa de fidelidad cambia, edita la página. No imprimas una tirada nueva de fundas porque haya cambiado el nombre de la campaña. Y no codifiques una URL de fidelidad de un tercero que no puedas conservar: cuando ese proveedor cierre o ponga la página de pago, todos los vasos en circulación se convierten en un 404.

Reseñas: pide en la funda o el tique, no en la puerta

Un código de reseña funciona o fracasa según el momento. En la puerta el cliente todavía no ha tomado la bebida. En la funda o el tique, cuando el flat white ya está en la mano o la bolsa se va, la petición es breve y el teléfono ya está fuera. Ese es el único momento que le corresponde.

El código abre tu ficha pública de Perfil de Empresa de Google. No envía una reseña, no sabe quién lo escaneó y no puede filtrar nada: le ahorra a alguien teclear tu nombre en Google. Etiquétalo en una línea: «¿Te ha gustado? Déjanos una reseña». No ofrezcas un bollo gratis a cambio; Google prohíbe filtrar reseñas y las reseñas incentivadas, y las fichas sí reciben penalizaciones por ello.

Prueba desde el mostrador antes de imprimir una tirada

Prueba la prueba impresa, no el archivo en pantalla. Un código que se escanea desde un portátil puede fallar en una funda curva bajo el escaparate a las 8 de la mañana, y solo lo descubres cuando mil vasos ya están en la basura.

Ponte donde se pone el cliente: en la cola, en una mesa, en la acera frente al escaparate. Usa la iluminación con la que de verdad sirves, incluido el brillo de la mañana. Sostén el teléfono como lo haría un cliente, en ángulo, no de frente como en el estudio.

Usa dos teléfonos: un modelo actual y uno de al menos tres años. Las cámaras nuevas perdonan códigos que las antiguas no. Si el teléfono viejo duda más de uno o dos segundos, imprime más grande o quita el logo, y vuelve a probar. Abre el destino con datos móviles y el wifi apagado, y confirma que no es una pantalla de inicio de sesión ni un PDF que se abre con un tipo ilegiblemente pequeño.

Ten un menú impreso en el mostrador y ofrécelo sin que te lo pidan. Hay clientes sin smartphone, sin datos, con la batería agotada o con baja visión. Un código QR es la opción cómoda, nunca la única — y los menús exclusivamente digitales han sido impugnados bajo las normas de accesibilidad de Estados Unidos, la Unión Europea y el Reino Unido. Una docena de menús de papel detrás de la caja es la respuesta barata.

• Escanea desde la cola y desde una mesa, a distancia real, con la luz del servicio.
• Prueba con un teléfono nuevo y con uno que tenga al menos tres años.
• Prueba la funda o el vaso en una curva de verdad, no en una impresión plana.
• Abre el destino con datos móviles y el wifi desactivado.
• Ten un menú de papel disponible para que escanear sea opcional.

Lo que un código estático no puede hacer

Un código QR estático lleva el destino codificado en el patrón, así que no necesita servidor y no caduca nunca. Tampoco se puede editar después de descargarlo ni puede contar escaneos. No hay panel de control, porque no hay nada que informe: ni a nosotros ni a ti.

Ninguna de las dos limitaciones molesta si lo montas como se describe arriba. La edición se resuelve apuntando a una dirección que controlas. Los recuentos de escaneos, si los quieres, salen de la analítica de la página que abre el código: tu página de menú ya sabe cuántas visitas desde el teléfono ha recibido.

Lo que ganas a cambio es un código sin ninguna suscripción detrás. Un código dinámico pasa por el servicio de redirección de un tercero, así que el cuadrado de tu escaparate deja de funcionar si esa empresa cierra, sube el precio o termina tu prueba. Un código estático no tiene esa dependencia. Crea el código del menú en la herramienta de menús; es gratis, sin cuenta y sin marca de agua.